TARSYS Service ist ein System, mit dem Sie Ihren Außendienst effizient steuern und überwachen können. Es ist konzipiert für zentrale und dezentrale Service-Organisationen.
TARSYS Service unterstützt Sie wirksam bei der Einsatz- und Personalplanung, der Auftragsabwicklung und der Leistungserfassung vor Ort. Es verbessert die Qualität und die Quantität der Einsätze, steigert Ihr Image beim Kunden, verringert die Nachbearbeitung der Daten und trägt somit zur Kostenreduzierung und Gewinnsteigerung bei.
Schnell, einfach, effizient – Auftragsabwicklung leichtgemacht.
Dank der Auftragsweiterleitung in TARSYS Service von der Zentrale an den mobilen Außendienst und umgekehrt verkürzen sich die Zeiten für
Fahrt, Einsatz und Berichtserstellung deutlich!
Nach der Leistungsbestätigung vor Ort werden Daten zur schnelleren Rechnungsstellung bzw. Bestellinformationen zur sofortigen Bereitstellung einer Lieferung übermittelt.
Weitere Pluspunkte: Die Zentrale erkennt sofort, ab wann ein Außendienstmitarbeiter wieder verfügbar ist und, dank des integrierten Ortungs- und Kartensystems, auch seine aktuelle Position.
Dank der Auftragsweiterleitung in Durch die mobile Komponente TARSYS Service Mobil integrieren Sie Ihre mobilen Mitarbeiter nahtlos, orts- und zeitunabhängig in Ihre Unternehmensabläufe und Datenverarbeitung.
Durch die mobile Komponente Einsatzgebiete sind alle Wartungs- und Servicebetriebe mit mobilem Außendienst, wie z.B. Elektrohandwerk, Heizungsbau, Kältetechnik, Solartechnik und viele mehr, sowie Kurierdienste, Lieferservices oder Vertriebsorganisationen zur Entgegennahme von Bestellaufträgen.
Die Vorteile von TARSYS Service .
Die Verwendung von TARSYS Service bringt Ihrem Unternehmen wesentliche Vorteile bei der Auftragsplanung, Durchführung und Nachbearbeitung der Außendiensteinsätze.
Die Vorteile von TARSYS Service im Einzelnen
- Steuerung und Überwachung Außendienst, effizient und kostengünstig
- Ortung, Darstellung der Position von Mitarbeitern und Einsatzorten in Landkarte
- Routenverfolgung, Routenplanung
- Direkter Kontakt via Nachrichten, Nachrichtenaustausch / Textübermittlung
- Schnellere Disposition
- Effizienter Einsatz mobiler Mitarbeiter
- Detaillierte, qualifizierte Auftragsübermittlung von Zentrale an mobilen Mitarbeiter
- Rückmeldung der aktuellen Auftragszustände an Zentrale
- Sofortige Berichtserstellung mit Leistungserfassung am Ort, also Leistungsnachweis und Lieferscheinerstellung sofort
- Detaillierte, qualifizierte Erfassung von Bestellaufträgen im Mobilgerät und Versand in die Zentrale
- Dadurch beschleunigte Auslieferung der Waren
- Unterschrift Auftraggeber auf Display
- Senden des Leistungsberichts/Lieferscheins an Fax / E-Mail des Kunden
- Reduzierung von Papier- und Druckkosten
- Integration eines mobilen Druckers für Lieferscheindruck möglich
- Übertragung der Daten in die Zentrale Ihrer Firma
- Fehlerfreie Informationsübermittlung zwischen Außendienst und Zentrale
- Bereitstellung aller Infos zur Fakturierung
- Beschleunigte Fakturierung
- Schneller Geld im Haus
- Einsparung Verwaltung in Zentrale Ihres Unternehmens, Kein Abtippen handgeschriebener Formulare
- Nebenbei können Sie mit dem mobilen Erfassungsgerät auch telefonieren
- Eine automatische Weiterverarbeitung der Informationen in nachgelagerten Systemen ist möglich
Da TARSYS Service als WEB-Anwendung konzipiert ist, die zentral gehostet (Hosting) wird, können Sie diese günstig mieten statt kaufen.
Zusätzlich zu den finanziellen Einsparungen durch Miete der Software ergeben sich noch weitere wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen
- Keine PC-Installation erforderlich
- Überall und jederzeit verfügbar
- Programmversion immer topaktuell
- Automatischer Update der Mobilgeräte
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Einsatzbeispiele für TARSYS Service.
TARSYS Service ist ein System, welches in vielen verschiedenen Einsatzbereichen in unterschiedlichen Ausprägungen eingesetzt werden kann. Im Folgenden werden einige Einsatzbeispiele aufgeführt.
Ist Ihr möglicher Einsatzfall darin nicht enthalten, dann nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf. Wir werden für Sie prüfen, ob TARSYS Service Ihre Anforderungen erfüllen kann. Als dienstleistendes Software-Unternehmen sind wir immer bestrebt unseren Kunden maßgeschneiderte Lösungen bereitzustellen. Daher sind wir offen für alle Erweiterungen, Ergänzungen und Anpassungen an unserem Produkt TARSYS Service. Scheuen Sie sich nicht, uns Ihre Wünsche und Anforderungen mitzuteilen.
Aufträge zentral annehmen, disponieren, versenden, mobil durchführen
Überall dort, wo zentral Aufträge entgegengenommen werden, an Mitarbeiter verteilt und von diesen beim Kunden vor Ort ausgeführt werden, ist der Einsatz von TARSYS Service möglich. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Einsatz eines Servicetechnikers planen, der z.B. einen Kühlschrank oder eine Heizungsanlage reparieren soll oder der eine Wartungen an einer Maschine oder Industrieanlage durchführen soll. Inhaltlich kann der übermittelte Auftrag für den Außendienstmitarbeiter beispielsweise nur aus der Kundenadresse und einer frei formulierten Aufgabenstellung bestehen. Der Inhalt kann aber ausgebaut werden bis zur Übermittlungen von bereits vorgeplanten Leistungen und Materialien sowie Wartungen für registrierte Maschinen und Geräte.
Aufträge für Mitarbeitergruppen
Sie können auch Aufträge für Mitarbeitergruppen erstellen, die beispielsweise Montagearbeiten oder Baumaßnahmen bei Kunden erledigen müssen. Die Leistungen aller Mitarbeiter können am Mobilgerät des Gruppenleiters erfasst werden.
Zählerstände erfassen
Durch Definition bestimmter Artikeltypen können Sie TARSYS Service auch zum Ablesen von Zählerständen verwenden. Dies können Sie zusätzlich innerhalb eines beliebigen Auftrags nutzen, um z.B. die Anzahl der Kopien eines Kopierers bei der Wartung zu registrieren, oder auch als einzige Erfassungskomponente verwenden, um das Ablesen von Strom-, Wasser- oder sonstiger Zähler zu bewerkstelligen.
Abhol- und Auslieferservice, Kurierdienste
In den bisherigen Beispielen werden die geplanten und übermittelten Aufträge vom Außendienstmitarbeiter bei der Durchführung mit den IST-Daten, Leistungen und Materialien, ergänzt. Für Abhol- und Auslieferservices und Kurierdienste, wie beispielsweise Getränkeservices, können die Abhol- und Auslieferaufträge mit Artikel und Mengenangaben zentral zusammengestellt und dem Fahrer übermittelt werden. Die Aufträge dienen ihm als Anleitung für seine Arbeit.
Auftragsannahme mobil
Erhält ein Techniker unterwegs telefonisch einen Auftrag von einem Kunden, so kann er an seinem Mobilgerät einen neuen Auftrag erfassen. Je nach der aktuellen Lage kann er sich den Auftrag selbst für einen späteren Zeitpunkt zu Durchführung zuordnen oder ihn ohne Personalzuordnung belassen, damit dieser nach der Übermittlung an die Zentrale dort einem anderen Mitarbeiter zugeteilt werden kann. Damit können Sie TARSYS Service auch dann einsetzen, wenn Ihre Zentrale nicht besetzt ist. Diese Variante eignet sich insbesondere für Einzelunternehmer, die nun ebenfalls den Vorteil der elektronischen Datenerfassung nutzen können.
Bestellaufträge
Bei der Bearbeitung eines Auftrags am Mobilgerät kann es sich auch um einen Bestellauftrag handeln. Wenn Sie für Ihren Vertriebsmitarbeiter die Kundenbesuche zentral planen, liegen ihm diese Aufträge in seinem Mobilgerät als Vorgabe der Verkaufstour bereits vor und er muss sie nur um die bestellten Produkte ergänzen. Fährt der Mitarbeiter die Kunden eigenständig an, kann er den kompletten Auftrag, sprich Bestellung, am Mobilgerät erfassen. Die Bestelldaten liegen umgehend in der Zentrale vor und können somit sofort zur Auslieferung zusammengestellt werden.
Einsatzgebiete sind:
- alle Wartungs- und Servicebetriebe mit mobilem Außendienst,
wie z.B. Elektrohandwerk, Heizungsbau, Kältetechnik, Solartechnik und viele mehr - Wartung von Maschinen und Industrieanlagen
- Kurierdienste, Lieferservices
- Notfalleinsätze für Aufzüge, Alarmanlagen und vieles mehr
- Vertriebsorganisationen
Der Leistungsumfang von TARSYS Service.
TARSYS Service ist ein leistungsstarkes Software-System für Service orientierte Unternehmen.
Es besteht aus den Komponenten
TARSYS Service Zentral,
zur effektiven Planung, Verwaltung und Überwachung von Service-Aufträgen in der Firmenzentrale, und
TARSYS Service Mobil,
einer Anwendung auf einem modernen PDA zur Abwicklung der Aufträge mit optimierter Leistungserfassung durch Ihren Außendienstmitarbeiter vor Ort.
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der Leistungen von TARSYS Service, gegliedert nach den beiden Komponenten. Alle Funktionen unterstützen die Steuerung und Überwachung des Außendienstes.
Funktionen der Zentralkomponente TARSYS Service Zentral
- Stammdatenverwaltung für
Personal, Fahrzeug, Artikel, Maschinen/Geräte, Wartungen, Reparaturen, Kunden und Einsatzorte - Wartungen/Reparaturen für Maschinen/Geräte
- Reparaturen und Wartungen können Material, Leistungen, erforderliche Fähigkeiten des Personals und Werkzeuge für die Durchführung zugeordnet werden. Dies unterstützt bei Auftragsdurchführung die Auswahl der Mitarbeiter und des Fahrzeugs.
- MSE Auftrags-/Dispositionsmodul
- Kunde, Einsatzort, Ansprechpartner
- Auftrag kann Maschinen/Geräte mit Wartungen enthalten, aber auch nur ein einfacher Reparaturauftrag sein
- Aufträge werden mit ihrem aktuellen Status für optimalen Überblick dargestellt
- Disposition der mobilen Servicemitarbeiter und des Fahrzeugs
- Ortung, Darstellung der Position von Mitarbeitern und Einsatzorten in Landkarte
- Routenplanung
- Nachrichtenfunktion für Kommunikation zwischen Zentrale und mobilen Mitarbeitern, ähnlich wie E-Mail, SMS
- Automatische Datenübertragung zwischen Zentrale und Mobilgeräten
- Auftragsübermittlung an entsprechende Mitarbeiter
- Verschlüsselter Versand aller Daten
- Empfang und Darstellung der Auftragszustände (Statusverfolgung für jeden Auftrag)
- Routenverfolgung
- Automatische Erzeugung und elektronischer Versand eines Auftragsberichts / Lieferscheins per Mail oder Fax bei Auftragsendemeldung durch den mobilen Mitarbeiter
- Verwaltung und weitere Bearbeitung aller am Mobilgerät erfasster Leistungsdaten
- Bereitstellung aller Informationen zur Fakturierung über Export
- Integration in bestehende stationäre Warenwirtschafts-, ERP- oder CRM-System möglich
Funktionen der Mobilanwendung TARSYS Service Mobil
- Zugang zur Anwendung nur über Personalanmeldung mit Kennwortschutz
- Nachrichtenfunktion für Kommunikation mit Zentrale
- Auftragsdurchführung / Leistungserfassung
- Erfassung von Statusänderungen (Anfahrt, Ankunft, Abfahrt, ...)
- Verwalten mehrerer Mitarbeiter pro Auftrag
- Erfassung der Daten meist über Auswahl vorhandener Stammdatenlisten möglich
- Eingabe der erbrachten Leistungen und des verwendeten Materials mit Zuordnung des ausführenden Mitarbeiters und eventuell Angabe der betroffenen Maschine / des betroffenen Gerätes
- Erfassung von Pauschalen (Fahrt, Spesen, ...)
- Automatische Berechnung von neuen Wartungsterminen mit Erinnerungsfunktion nach Durchführung von Wartungen
- Historische Daten von Maschinen / Geräten können abgerufen und angezeigt werden
- Auftrag kann unterbrochen und später fortgesetzt werden
- Kunde kann auf Display unterschreiben
- Auftragsbericht / Lieferschein kann automatisch per Fax oder Mail über die Zentrale an den Kunden verschickt werden
- Telefonfunktion
TARSYS Service - Die Technik.
TARSYS Service Zentral wurde als WEB-Anwendung, die in den üblichen Browsern (Internet Explorer, Firefox, ...) lauffähig ist, unter Einsatz der modernsten Technologien entwickelt. Damit steht das System überall und jederzeit zur Verfügung. Sie benötigen lediglich einen PC mit einem Breitbandzugang (DSL) zum Internet. Eine Programminstallation und Update-Installationen sind nicht erforderlich. Die Anwendung ist automatisch immer topaktuell.
TARSYS Service nutzt modernste Internet- und Kommunikations-Technologien. Der Datenaustausch zwischen der Zentrale und den Mobilgeräten wird über das Mobilfunknetz unter Verwendung der neusten Datentransfertechnologien UMTS/GPRS durchgeführt. Alle Telekommunikationsunternehmen bieten dazu sehr preiswerte Tarife an.
Für die mobile Anwendung TARSYS Service Mobil werden moderne Standard-Mobilfunkgeräte mit Betriebssystemen Windows Mobile oder Androin eingesetzt. Diese sind mit Grafikdisplay und Touch Screen ausgestattet und verfügen in den meisten Fällen auch über einen integrierten GPS-Empfänger. Die Palette der Geräte erstreckt sich von eleganten PDAs (Handys) für die Anzugstasche bis hin zu sehr robusten Geräten für den Einsatz in rauen Umgebungen.
Die mobile Anwendung selbst ist so konzipiert, dass auch ein Arbeiten ohne permanente Verbindung (offline Betrieb) zum zentralen Server möglich ist. Damit können Sie auch Ihre Aufträge in abgeschirmten Hallen oder Kellerräumen problemlos bearbeiten.
Wenn Sie noch Fragen zur Technik haben, beantworten wir diese gerne.
Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Auftragsabwicklung mit TARSYS Service - ein Beispiel aus der Praxis.
Die folgende Grafik veranschaulicht nochmals die Auftragsabwicklung in TARSYS Service von der Auftragsannahme bis zur Bereitstellung der Daten für die Fakturierung.
TARSYS Service - Günstig mieten statt kaufen.
TARSYS Service Zentral wurde als WEB-Anwendung, die in den üblichen Browsern (Internet Explorer, Firefox, ...) lauffähig ist, unter Einsatz der modernsten Technologien entwickelt. Das alleine stellt noch keine Besonderheit dar. Wir bieten Ihnen die Nutzung dieser Software zur Miete an (SaaS = Software as a Service). Die Anwendung wird von uns auf einem zentralen Server bereitgestellt (gehostet) und steht Ihnen 24 Stunden an 7 Tagen der Woche zur Verfügung. Sie benötigen lediglich einen Breitband Internetzugang (DSL).
Auch für die mobile Anwendung TARSYS Service Mobil inklusive der Mobilgeräte bieten wir günstige Mietverträge an. Für die Kommunikation der Geräte mit dem zentralen Server benötigen Sie zusätzlich, wie beim Handy auch, eine SIM-Karte von Ihrem Telekommunikationsanbieter mit einem freigeschaltetem Datentarif. Bei der Beschaffung und der Tarifwahl sind wir Ihnen auch gerne behilflich.
Die Vorteile von Mietsoftware sind überzeugend:
- Keine Programminstallation erforderlich
- Überall und jederzeit verfügbar
- Programmversion immer topaktuell
- Wartung und Pflege inklusive
- Keine hohen Anschaffungskosten
- Kostentransparenz pro Nutzer und Monat
- Keine Bilanzierung von Hard- und Software
Auf Grund unserer günstigen Konditionen ist TARSYS Service selbst für jedes kleine Unternehmen mit nur 1 bis 3 Außendienstmitarbeitern interessant und hilfreich.
Haben wir Ihre Neugier geweckt?
Dann nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir beraten Sie gerne.
Die Zufriedenheit unserer Kunden gehört zu unseren obersten Unternehmensgrundsätzen, weshalb das Kundenurteil über Qualität und Zuverlässigkeit unserer Lösungen sowie unserer Dienstleistungen ausschlaggebend ist.
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